Tarjetas corporativas

En esta sección permite administrar las tarjetas de crédito corporativas de la empresa. Se detallan los pasos para su carga, asignación a usuarios y configuración de la Autocategorización de conceptos.

Tarjetas: Para cargar tarjeta corporativa, se debe ingresar a Administración > Tarjetas Corporativas > Tarjeta, al ingresar, veremos la siguiente pantalla.

Hacemos clic en el botón  +  ubicado en la parte superior derecha para agregar una nueva tarjeta.
Al hacer clic, se abrirá una nueva pantalla donde debemos completar los campos obligatorios identificados con (*):

• Descripción: nombre identificatorio de la tarjeta.
• Template de importación: seleccionar el template según el formato de archivo que puedan descargar.
  En caso de no encontrar un template compatible, se puede usar el template T&E Express, que permite completar los consumos manualmente. 
  Para consultas o asistencia sobre qué template utilizar, contactarse con el área de soporte de T&E Express.
• Cuenta contable: en caso de requerir, pueden asociar la tarjeta a una cuenta contable específica.
• Sociedad a la que pertenece: seleccionar la sociedad correspondiente.

Una vez completada la información, hacer clic en Guardar. El sistema nos redirigirá a la pantalla de tarjetas corporativas, donde se visualizarán las tarjetas cargadas, como se muestra a continuación.

Desde esta pantalla, podemos agregar una nueva tarjeta corporativa presionando el botón  + .
También es posible editar una tarjeta existente haciendo clic en el ícono de editar que se encuentra al lado derecho de cada tarjeta.
Para eliminar una tarjeta corporativa, se debe utilizar el ícono de eliminar, ubicado junto al ícono de editar.

Asignar Tarjetas Corporativas: Para asignar tarjetas corporativas, se debe ingresar a Administración > Tarjetas Corporativas >Asignar Tarjetas Corporativas, al ingresar, veremos la siguiente pantalla. 

Si hay más de una tarjeta corporativa cargada, al desplegar el selector podrás ver todas las tarjetas disponibles para elegir, como se muestra a continuación.

Seleccionamos la tarjeta corporativa y hacemos clic en el botón  + .
Al ingresar, se deben completar los siguientes campos obligatorios, identificados con (*).

• Usuario: Selecciona el usuario al que se le va a asignar la tarjeta.

• Número de tarjeta: Ingresa el número correspondiente de la tarjeta corporativa.

• Nombre en tarjeta: Nombre que figura en la tarjeta.
• Aprobador:  En caso de no seleccionar ningún aprobador, se aplicará el flujo de aprobación definido por la empresa.

Al finalizar la carga de los datos, presionamos Guardar. El sistema nos redirigirá a la pantalla de Asignación de Tarjeta, donde veremos la información cargada, como se muestra en la siguiente imagen.

Desde esta pantalla, se pueden realizar las siguientes acciones.

Importar: Permite cargar asignaciones de tarjetas desde un archivo en formato Excel (.xlsx).
Al hacer clic en este botón, se abrirá una ventana donde vas a poder:

• Seleccionar el archivo a importar desde tu equipo.
• Descargar el archivo modelo correspondiente de T&E Express
• Confirmar la carga con el botón Importar o cancelarla.
   

Botón  + : Cargar nuevo usuario y asociar una tarjeta corporativa.

Editar : Permite editar el nombre en tarjeta o el aprobador asignado.
Si necesitas cambiar el número de tarjeta corporativa, se debes eliminar el registro y volver a cargar.

Eliminar : Permite borrar la asignación de tarjeta.

Autocategorización de conceptos: La autocategorización proporciona un beneficio masivo al flujo de trabajo de la empresa mediante la asignación automática del concepto para cada uno de los gastos importados de la tarjeta corporativa.

Detectando el código de categoría del comercio asociado al gasto, se selecciona el concepto asignado. De esta manera, los usuarios ahorran tiempo al no tener que seleccionar manualmente el concepto, y se brinda mayor tranquilidad a los aprobadores, ya que los gastos estarán asociados a la cuenta correcta.

 Para realizar esta acción, acceder a Administración > Tarjetas Corporativas >Autocategorización de conceptos.  Al ingresar, veremos la siguiente pantalla.

En esta pantalla se visualiza un listado con los códigos MCC, que identifican el tipo de comercio en el que se realizó el consumo. Cada fila muestra:

• MCC: código numérico del comercio.
• Descripción: tipo de comercio asociado al código.
• Grupo: categoría general asignada por el sistema.
• Concepto: campo donde se puede seleccionar el concepto que se aplicará automáticamente al gasto.

Para facilitar la administración, los códigos se agrupan por categorías. Esto permite asignar un concepto a un grupo completo de códigos o, si se desea, a códigos individuales.

Se pueden marcar varios códigos y luego seleccionar uno o más conceptos utilizando el selector ubicado en la parte superior izquierda, como se muestra en la siguiente imagen.

Al presionar "Asignar Conceptos", se abrirá una ventana donde se debe seleccionar el o los conceptos que se asignarán a los códigos marcados.

También es posible hacerlo de forma individual, seleccionando el concepto directamente desde la columna "Concepto", como se muestra a continuación.

Al hacer clic, se debe seleccionar el concepto y luego presionar Confirmar para completar la asignación.

Una vez asignados todos los códigos, hacer clic en "Guardar", ubicado en la parte superior derecha de la pantalla.