Ajustes generales

En esta sección se configuran los parámetros generales del sistema. Se definen los límites para anticipos, rendiciones, notificaciones y la selección de moneda.

General

Copiar e-mail a Finanzas cuando se genera nuevo anticipo o rendición: Se activa para que finanzas reciba una notificación cada vez que un usuario crea un anticipo o rendición. 

Cuando finanzas aprueba enviar e-mail a (separar con ; si hay más de uno): Se debe completar con los emails de personas a las que se quiere notificar que finanzas aprobó un anticipo o rendición y no son usuarios de T&E Express, por ejemplo para que tesorería o cuentas a pagar sepa que tiene que preparar un pago.

Notificaciones. Define los valores por default para la creación de usuarios: Permite seleccionar qué notificaciones se activan al dar de alta un nuevo usuario.

Nro. Proveedor Interno es obligatorio: Si está habilitado, el campo “Nro. Proveedor Interno” será obligatorio y deberá completarse al momento de dar de alta un nuevo usuario o completar el dato en el usuario existente. 

Nro. Empleado es obligatorio: Si está habilitado, el campo “Nro. Empleado” será obligatorio y deberá completarse al momento de dar de alta un nuevo usuario o completar el dato en el usuario existente. 

Bloquear envío sin aprobador: Si está habilitado, no se podrá enviar una solicitud si el usuario no tiene asignado un aprobador o tiene configurado que no tiene aprobador.

Anticipos

Limite Anticipo sin Aprobación Finanzas: Límite a partir del cual se requiere la aprobación de finanzas para anticipos. Si no supera el límite pasan al estado "aprobado" automáticamente.

Incluir en el límite sin aprobación monedas extranjeras: Se marca cuando la empresa incluye anticipos en moneda extranjera dentro del límite sin aprobación.

Anticipo Efectivo Únicamente en Moneda Local: Se marca cuando la empresa solamente entrega anticipos en moneda local.

Cantidad de anticipos sin rendir para bloquear solicitudes: Delimita la cantidad de anticipos sin rendir que puede tener una persona. T&E Express bloquea la posibilidad de crear nuevos anticipos. En el administrador de usuarios se puede definir para cada uno que no tome en cuenta este bloqueo.

Texto encabezado nuevo anticipo: Define el texto que se muestra como encabezado en anticipo. 

     El encabezado del anticipo se visualizará de la siguiente manera:     

Rendiciones

Limite rendición gasto efectivo: No se permite enviar rendiciones que superen el monto indicado.

Límite rendición gasto tarjeta: No se permite enviar rendiciones que superen el monto indicado.

Límite rendición gasto sin comprobante: No se permite enviar rendiciones que superen el monto indicado para gasto sin comprobante. 

Mostrar campo facturable en gastos: Agrega el campo "facturable" al formulario de gastos.

Permitir re-facturación parcial: Permite marcar parte de un gasto como facturable.
Al estar habilitado se muestra un campo para que se complete el monto que se va a refacturar.

Mostrar campo no reembolsable en gastos: Agrega el campo "no reembolsable" al formulario de gastos. Se utiliza para gastos con proveedores que tienen cuenta corriente con la empresa y no las paga el usuario pero necesitan que aparezca en la rendición para conocer el gasto total.

Comprobante obligatorio si monto >=: Completando este campo va a hacer que los usuarios tengan que adjuntar un comprobante o marcar que no existe, siempre y cuando el total del gasto supere el monto ingresado.

Mostrar campo “Sin comprobante”: Habilita el campo en el formulario de gasto para indicar que un gasto no tiene comprobante. 

Se pueden rendir anticipos parcialmente: Permite que los usuarios rindan anticipos de forma parcial, mostrando el balance a medida que se van utilizando y permitiendo asociar anticipos en diferentes
rendiciones. Si no se permite rendir parcialmente, se recomienda agregar un concepto para registrar la devolución del sobrante.

El usuario puede crear nuevos proveedores: Si está habilitado, al cargar un gasto con impuestos, el usuario podrá ingresar el CUIT de un proveedor que no esté previamente registrado en el sistema. Si no está habilitado, sólo podrá seleccionar CUIT existentes. El usuario debe seleccionar todos los campos de distribución: Requiere que el usuario complete todos los campos definidos en  distribución antes de guardar o enviar.

Bloquear cambio de cotización en gastos: Si está habilitado, el  usuario no podrá modificar la cotización. El valor en el gasto se muestra en modo lectura. 

Texto encabezado nueva rendición efectivo: Permite agregar un comentario o instrucción definida por la empresa. El texto se muestra en rojo. 

        El encabezado de la rendición se visualizará de la siguiente manera:

Texto encabezado nueva rendición tarjeta: Permite agregar un comentario o instrucción definida por la empresa. El texto se muestra en rojo.

        El encabezado de la rendición se visualizará de la siguiente manera:

Texto mensaje luego enviar rendición: Permite personalizar la alerta que aparece en la pantalla una vez que se envía una rendición. Se puede usar para incluir recordatorios definidos por la empresa.

         Al momento de enviar la rendición, la alerta se visualizará de la siguiente manera:

Enviar recordatorio de entrega de comprobantes físicos a los usuarios: Si está habilitado, se envía un recordatorio para que los usuarios entreguen los comprobantes físicos de las rendiciones.

Para rendiciones enviadas a partir de: Se puede personalizar la fecha a partir de la cual se enviarán los recordatorios de entrega de comprobantes físicos.

Tope de propina: Se configura el porcentaje máximo permitido para la propina en un gasto. Si el monto de la propina excede ese porcentaje, aparecerá un icono rojo en la parte inferior derecha del gasto, indicando que se superó el límite establecido, permitiendo enviar la rendición. 

     El icono se visualizará de la siguiente manera:

Bloquear si supera tope de propina: Si está habilitado, se bloqueará el envío de la rendición si la propina supera el porcentaje configurado. Aparecerá un ícono rojo en la parte inferior derecha del gasto, junto con un mensaje de error en la parte superior derecha.

    Tanto el ícono como el mensaje de error se visualizarán de la siguiente manera:

Accounting puede modificar concepto de gastos al aprobar: Si está habilitado, permite que el perfil de accounting edite el concepto de los gastos durante la aprobación de una rendición.

Rendición Efectivo Únicamente en Moneda Local: Si está habilitado, solo se permite rendir gastos en moneda local para rendiciones en efectivo.

Bloquear creación de rendiciones con varias monedas: Si está habilitado, no se podrá crear rendiciones que con diferentes monedas.

Monedas

Moneda Local: Se define la moneda en la que se quiere visualizar los totales.

Monedas de anticipos y rendiciones: Se definen las monedas que pueden ver los usuarios al momento de solicitar un anticipo o rendir gastos. El cuadro de la derecha contiene las monedas que se visualizarán.

Sistema

Nombre del sistema: Permite personalizar el sistema para que muestre otro nombre del sistema en vez de T&E Express.

Sub Dominio: Define la url para ingresar al sistema.

Logo: Permite personalizar el sistema para que muestre el logo de la empresa en vez del de T&E Express.