Fondos fijos

En esta sección se configura y gestiona el uso de fondos fijos dentro de T&E Express. Permite definir las parametrizaciones de los fondos fijos y otras configuraciones relacionadas.

Fondos Fijos: Para acceder a Fondos Fijos, ingresa a Administración > Fondos Fijos. 

Al ingresar, se mostrara la siguiente pantalla.

Para crear fondos fijos, hacer clic en el ícono , que esta ubicado a la derecha de la pantalla.

Al menos debes completar los campos obligatorios identificados con (*), a continuación se detalla cada   campo. 

Nombre: Nombre que identifica al fondo fijo. 

Código: Código interno que sirve como identificador del fondo fijo. 

Monto: Monto asignado al fondo fijo. Se debe seleccionar la moneda y luego ingresar el monto correspondiente.

Identificar primer pago en ERP como migración: El campo debe ser activado, si la empresa tiene integración automática con el ERP y además es un fondo fijo que existe en la actualidad pero no se maneja con T&E Express.

No reponer fondo fijo (Cuando no tiene más efectivo se desactiva el fondo fijo): Si se habilita esta opción, el fondo fijo se desactiva una vez utilizada la totalidad del monto asignado. 

Ocultar Vales: Si se habilita esta opción, el responsable del fondo fijo no podrá cargar vales y el siguiente cuadro ya no estará visible. 

Porcentaje de monto mínimo para rendir: Este campo se utiliza para notificar al responsable que tiene que rendir el fondo fijo para solicitar la reposición. No obliga ni bloquea la utilización del mismo.

Departamento: Departamento al que pertenece el fondo fijo.

Centro de costo: Centro de costo que estará asociado al fondo fijo. 

Puede rendir gastos a otros centros de costos: Si está habilitada, en el formulario de gasto aparecerá un selector para que el responsable del fondo fijo pueda elegir otros centros de costos disponibles. 

Como se visualiza en la siguiente imagen:

• En caso de que se haya parametrizado Distribuciones y se haya habilitado la opción Puede rendir gastos a otros centros de costos, el selector de centro de costo ya no se mostrará como un campo separado. La selección del centro de costo se realizará dentro del apartado de Distribuciones, en el formulario de gasto.
  Como se visualiza en la siguiente imagen.

Para mas información sobre parametrización de Distribuciones, acceder al instructivo Distribuciones. 

Límite de conceptos por categoría de gasto: Permite asignar una categoría de límites al fondo fijo, para restringir los montos que se pueden rendir por concepto y limitar los conceptos visibles al cargar gastos en rendiciones asociadas a ese fondo. Si se supera el monto permitido, se solicitará una justificación en el formulario de gasto.

Como se muestra a continuación:

Límite de conceptos por categoría por día: Se asigna la categoría de límite por día al fondo fijo para restringir el monto total diario que se puede rendir en un concepto. Si se supera el límite, se mostrará un ícono con el detalle del excedente y una alerta informando que se ha superado el límite diario permitido.

Como se muestra a continuación:

Para mas información sobre limites de conceptos, acceder al instructivo Límite de conceptos

Sociedad:  Selecciona la sociedad a la que pertenece el fondo fijo. 

Nro. proveedor interno: Código del proveedor interno que se utiliza en el ERP para asociar los movimientos del fondo fijo.

Rinde kilómetros: En caso de que la parametrización de kilómetros haya sido configurada previamente, desde esta opción se podrá habilitar el fondo fijo para utilizarse en rendiciones por kilómetro. Una vez habilitada, será obligatorio completar el campo de estimado mensual y seleccionar la categoría correspondiente.
Para más información sobre la configuración general de kilómetros, acceder al instructivo Precio Kilómetros.

Beneficios: Si hay beneficios creados, al habilitar esta parametrización habilita al fondo fijo para que pueda rendir con el/los beneficios asignados.
Para más información acceder al instructivo de Beneficios, donde se detalla cómo se realiza esta configuración.

Aprobadores: Se puede asignar un aprobador principal y uno suplente. Ambos tendrán la posibilidad de aprobar, pero solo el principal recibirá las notificaciones por defecto. El suplente comenzará a recibirlas cuando el principal active la opción "Fuera de oficina".

Responsable: Persona que podrá administrar el fondo fijo en el sistema. Es quien realiza las rendiciones y puede visualizar los movimientos del fondo fijo. 

Al finalizar la carga de información, presiona Guardar. El sistema te redirigirá a la pantalla de Fondos Fijos, donde se mostrará la lista de fondos creados, como se muestra a continuación.

En la parte superior izquierda, se encuentra el buscador, que te permite buscar un Fondo Fijo en específico. 

En la parte superior derecha de la pantalla, vas a encontrar una serie de botones que permiten realizar diferentes acciones.

Exportar: se descarga  la información de los Fondos Fijos en formato Excel o PDF.

Importar: permite subir desde un archivo en formato Excel (.xlsx).
Al hacer clic en este botón, se abrirá una ventana donde podrás:

• Seleccionar el archivo a importar desde tu equipo.
• Descargar el modelo de archivo correspondiente de T&E Express.
• Confirmar la carga con el botón importar o cancelarla.

Del lado derecho de cada Fondo Fijo vamos encontrar los siguientes iconos:

Editar : Permite editar la información del Fondo Fijo.

Eliminar : Permite eliminar un Fondo Fijo especifico.

Al eliminar un fondo fijo no se eliminará ninguna rendición de su historial. 

En caso de necesitar eliminar más de un Fondo Fijo, podes hacerlo de forma masiva:

Marca las casillas a la izquierda de los Fondos Fijos.

Al seleccionar al menos uno, se habilitará el ícono de Eliminar en la parte superior derecha de la pantalla.

Como se muestra a continuación. 

Para información relacionado con el aumento o disminución de Fondo Fijo, acceder al instructivo Aumentar o disminuir fondo fijo.