Administrar Fondo Fijo

Desde esta sección se permite al responsable del fondo visualizar su estado actual, cargar vales, registrar gastos, reintegros y confirmar reposiciones. Desde esta pantalla se gestiona todo el ciclo operativo del fondo: desde la entrega de dinero hasta la rendición y reposición del mismo.

Administrar Fondos Fijo: Para administrar los fondos fijos, el responsable debe ingresar a Anticipo y Rendición de Gastos > Fondos Fijos > Fondos Fijos. Al ingresar, se mostrará el detalle del fondo fijo

Verás el estado del fondo fijo

• Monto otorgado: Monto total otorgado al fondo.
• Efectivo: Dinero en efectivo disponible para usar.
• Vales a rendir: Monto de vales entregados que aún no fueron compensados.
• Comprobantes: Monto de gastos cargados.
• Rendiciones no acreditadas: Dinero correspondiente a rendiciones pendientes de acreditación.

Al hacer clic en el ícono , vamos a visualizar la siguiente pantalla. 
 

Nuevo Vale: Cada vez que el responsable entrega dinero a otra persona para que realice una compra, debe agregar un vale. 
Para hacerlo:

• Hacer clic en Nuevo vale.
• Completar los campos obligatorios, identificados con un asterisco (*).

Como se muestra a continuación.

Al hacer clic en Aceptar, el vale quedará cargado y se mostrará en la lista de vales. Desde acá, podes:

• Editar el vale haciendo clic en el ícono de editar.
• Eliminar el vale con el ícono de eliminar.

• Nota: Una vez que se haya guardado el vale con el botón "Guardar", ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla, ya no será posible editar ni eliminar el vale.

Nuevo Gasto: Al hacer clic en “Nuevo gasto”, si existen comprobantes importados, se mostrarán para poder incluirlos en el gasto haciendo clic en el botón.
Para ver todos los comprobantes, marca la casilla que dice “Mostrar todos”, ubicada del lado izquierdo, como se muestra a continuación.

• Al vincular un comprobante importado, el sistema completará automáticamente los campos de fecha, monto y observación del gasto.

Si no hay comprobantes importados, se abrirá el formulario de gasto.
Se deben completar los campos obligatorios, identificados con un asterisco (*), como se muestra en la siguiente imagen.

El campo Vales a rendir, permite vincular el gasto con un vale previamente entregado.

• Si el gasto fue realizado con dinero entregado mediante un vale, selecciona ese vale en el campo Vales a rendir.
• Si el gasto no corresponde a ningún vale, seleccionamos la opción "Sin vale". 
  Es importante asociar correctamente el vale para que el sistema pueda detectar si corresponde registrar un reintegro.

Una vez finalizada la carga del gasto, la pantalla se mostrara de la siguiente manera.

Reintegro de dinero:

Si el responsable recibe un comprobante y le sobra dinero del vale entregado, debe registrar el reintegro correspondiente.

• Hacer clic en el ícono de lupa del vale correspondiente.

• Completar el campo Reintegro con el monto devuelto.

• Hacer clic en Aceptar.

Alertas: El sistema puede mostrar las siguientes alertas cuando los montos entre vales y gastos no coinciden. Estas alertas impiden guardar o enviar el fondo fijo hasta que se resuelva la diferencia:

• : Indica que falta recibir dinero, ya que el gasto asociado es menor al monto entregado al solicitante.
  Se debe editar el vale y asignar el monto reintegrado por el solicitante.

• : Aparece cuando el gasto supera el monto entregado en el vale. 
  Se debe hacer clic en el icono del gasto y confirmar que se entregó el dinero al solicitante.
  Como se muestra en la siguiente imagen.

Guardar:  Para guardar los cambios realizados en la rendición del fondo fijo hay que hacer clic en el botón "Guardar".

Enviar rendición del fondo fijo: Una vez que se completó la carga de todos los gastos y reintegros, se debe enviar la rendición para su aprobación desde el botón verde "Enviar Fondo Fijo" ubicado en la parte inferior derecha. 
             

Reposición de fondo fijo:  Cuando se crea el fondo fijo, o cada vez que la empresa realiza una reposición, el responsable debe confirmar que recibió el dinero.

Para hacerlo:

• Ingresamos a Anticipo y Rendición de Gastos > Fondos Fijos > Reposiciones.

Se mostrará la siguiente pantalla:

Hacemos clic en el botón . El sistema mostrará una alerta para confirmar la reposición.

T&E Express cuenta con una configuración específica que permite reponer solo una parte del fondo fijo y no el total. Esta opción no está habilitada por defecto, por lo que debe solicitarse al soporte técnico de T&E Express.

Esta configuración se utiliza cuando no se necesita reponer el monto completo, ya sea porque quedó un saldo sin utilizar o porque se busca hacer un control más preciso del dinero disponible.

Una vez habilitada, la pantalla de reposiciones incluirá un campo denominado Monto a Reponer, donde el responsable podrá ingresar manualmente el importe que desea reponer.

Como se muestra en la siguiente imagen. 

Importante: No se permite ingresar un monto mayor al Monto no acreditado. Si eso ocurre, el sistema mostrará una alerta: “El monto no puede ser mayor” y no permitirá avanzar con la reposición. 

• Hacemos clic en el botón ,  El sistema mostrará una alerta para confirmar la reposición.