Preparar y gestionar anticipos

En esta sección se detalla la funcionalidad que permite a Finanzas y Tesorería tener un control previo de los anticipos aprobados, antes de pasarlos al estado “A Rendir”.

Dependiendo de la configuración de T&E Express para cada empresa, los anticipos pasan a estado 'A Rendir' de forma automática o deben ser cambiados manualmente.
Esta funcionalidad es para los casos donde los anticipos se pasen a “A Rendir” de manera manual.

Anticipo aprobado: Una vez aprobado un anticipo por Finanzas, automáticamente aparece un ícono al inicio de la línea en el historial de anticipos. Por defecto, el ícono estará en color gris, indicando que se está "Preparando dinero".

Tanto el usuario solicitante como los aprobadores funcionales podrán ver este ícono y seguir el cambio de estado del anticipo durante todo el proceso.

Cambio a “Pendiente de retiro”: Una vez que el dinero está listo para su retiro, cuando Finanzas/Tesorería presiona el ícono, aparece una alerta de confirmación indicando: “¿Está seguro que quiere cambiar el estado? SÍ / NO”

Al presionar Sí, el ícono cambia a color azul y, al pasar el mouse sobre el ícono, se mostrará el mensaje “Pendiente de retiro”, indicando que el anticipo ya está listo para que el usuario lo retire.

Al mismo tiempo, el usuario solicitante recibe una notificación tanto por mail como en T&E Express.

Cada acción que se realice sobre el ícono, como cambiar el estado a “Pendiente de retiro”, queda registrada automáticamente en el sistema, incluyendo el nombre de la persona que realizó el cambio, así como la fecha y hora de la acción. Esto permite mantener un historial completo, asegurando trazabilidad y control sobre las acciones realizadas.

De esta manera, el control de los anticipos se vuelve visual y sencillo. Podes ver rápidamente qué anticipos están en preparación y cuáles ya están listos para retiro. 

Estado "A rendir": Una vez que el anticipo se pasa al estado “A Rendir”, el ícono ya no estará visible en el historial de anticipos.

Es importante destacar que el anticipo se puede pasar al estado “A Rendir” sin intervención del nuevo ícono, por lo que esta funcionalidad no impide que Finanzas/Tesorería continúe operando sobre el mismo.

Para más información sobre cómo pasar un anticipo a estado “A Rendir”, podes consultar el siguiente instructivo Cambiar estado de anticipos a "a rendir