Preparación de dinero y Pendiente de retiro

En esta sección se detalla la funcionalidad que permite a Finanzas y Tesorería tener un control previo de los anticipos aprobados, antes de pasarlos al estado “A Rendir”.

Dependiendo de la configuración de T&E Express para cada empresa, los anticipos pasan a estado 'A Rendir' de forma automática o deben ser cambiados manualmente.
Esta funcionalidad es para los casos donde los anticipos se pasen a “A Rendir” de manera manual.

Anticipo Aprobado: Una vez aprobado un anticipo por Finanzas/Tesorería, automáticamente aparece un ícono al inicio de la línea en el historial de anticipos. Por defecto, el ícono estará en color gris, indicando que se está "Preparando dinero".

El estado "Preparando dinero" estará visible solamente para el equipo Accounting. 

Cambio a “Pendiente de retiro”: Una vez que el dinero está listo para su retiro, cuando Finanzas/Tesorería presiona el botón, se desplegar los siguientes estados. 

Al seleccionar “Pendiente de retiro”, se mostrará una alerta de confirmación con el mensaje:
“¿Está seguro que quiere cambiar el estado? SÍ / NO”.

Al confirmar, el ícono cambiará a color azul. Al mismo tiempo, el usuario solicitante recibirá una notificación, tanto por correo electrónico como en T&E Express, informando que el anticipo solicitado ya se encuentra listo para su retiro.

Este estado es visible tanto para el equipo de Accounting como para el usuario solicitante y sus respectivos aprobadores funcionales.

Cada acción realizada sobre el ícono, como el cambio a “Pendiente de retiro”, queda registrada automáticamente en el sistema, incluyendo el nombre del usuario que realizó la acción, la fecha y la hora. Esto permite mantener un historial completo, asegurando trazabilidad y control sobre todas las acciones realizadas.

De esta manera, el control de los anticipos se vuelve visual y sencillo, permitiendo identificar rápidamente qué anticipos están en preparación y cuáles ya están listos para retiro.

Estado Pagado:  Una vez que el anticipo fue efectivamente abonado al solicitante por parte de Finanzas/Tesorería, se debe actualizar su estado a “Pagado”.

Al seleccionar este estado, se mostrará una alerta de confirmación con el mensaje:
“¿Está seguro que quiere cambiar el estado? SÍ / NO”.

Al confirmar, el ícono cambiará a color verde, indicando que el anticipo fue pagado correctamente.

Este estado es visible tanto para el equipo de Accounting como para el usuario solicitante y sus respectivos aprobadores funcionales.

Cada acción realizada sobre el ícono, como el cambio a “Pagado”, queda registrada automáticamente en el sistema, incluyendo el nombre del usuario que realizó la acción, la fecha y la hora. Esto permite mantener un historial completo, asegurando trazabilidad y control sobre todas las acciones realizadas.
De esta manera, se asegura el seguimiento del ciclo completo del anticipo, desde su solicitud hasta su pago. 

Es importante destacar que los cambios de estado pueden realizarse todas las veces que sea necesario.

Se puede pasar al estado “A Rendir” sin intervención del ícono, por lo que esta funcionalidad no impide que Finanzas/Tesorería continúe operando sin bloqueos.

Para más información sobre cómo pasar un anticipo a estado “A Rendir”, podes consultar el siguiente instructivo Cambiar estado de anticipos a "a rendir