O T&E Express envia automaticamente um e-mail toda segunda-feira às 9h00 (GMT-0) com um resumo de todos os itens que exigem sua atenção. Se você não tiver nenhum item pendente naquele dia, não receberá e-mail algum.
O e-mail mostra dois indicadores na parte superior: o número total de itens pendentes e quantos deles estão atrasados.
Seções do relatório
O conteúdo é organizado por tipo de item pendente. Somente as seções que têm itens ativos naquele dia são exibidas:
Relatórios para aprovar — relatórios de despesas enviados pelos membros da sua equipe que estão aguardando sua aprovação.
Adiantamentos para aprovar — adiantamentos enviados pelos membros da sua equipe que estão aguardando sua aprovação.
Adiantamentos a reportar — adiantamentos que você recebeu e ainda não reportou.
Relatórios de despesas de cartão — despesas de cartão corporativo de períodos fechados que ainda não foram reportadas.
Como acessar um item
Cada item é um link direto. Ao clicar nele, você é levado diretamente ao detalhe dentro do T&E Express.
O que indica o contador de dias?
Cada item mostra um contador com a quantidade de dias que está pendente. A cor indica o nível de urgência:
Azul — entre 0 e 6 dias. O item está dentro de um prazo normal.
Vermelho — entre 7 e 13 dias. O item exige atenção imediata.
Vermelho escuro + "Escalado — seu aprovador foi notificado." — 14 dias ou mais sem resolução. O sistema notifica automaticamente o próximo nível da cadeia de aprovação do usuário, e a cada 7 dias adicionais sem resolução a escalada avança mais um nível (dia 21, 28, 35…). Se o aprovador correspondente estiver configurado como Fora do Escritório, o aviso é enviado ao seu substituto. A escalada é cumulativa: todas as pessoas que já foram notificadas em um nível anterior continuam vendo o item no seu e-mail, mesmo que ele continue subindo.
Quando a cadeia de aprovação se esgota (não há mais aprovador titular nem substituto disponível), o item é enviado a todos os usuários da empresa que tenham a permissão Aprovador de Finanças. Nesse ponto, a escalada se encerra, mesmo que o item continue pendente.
Essa última etapa só ocorre quando toda a cadeia se esgota: se ela tiver vários níveis, um item pode levar várias semanas para chegar a Finanças. Se nenhum usuário da empresa tiver a permissão Aprovador de Finanças, o item deixa de escalar e continua sendo visto apenas pelos usuários que já o recebiam.
Esse comportamento pode ser desativado em Ajustamentos gerais, na opção "Escalar avisos pendentes no resumo semanal" (habilitada por padrão). Se desativada, os itens dessa empresa deixam de escalar tanto para aprovadores superiores quanto para Finanças: somente o responsável original os verá.
Quantos itens são exibidos por seção?
Cada seção exibe até 20 itens, ordenados do maior para o menor número de dias pendentes. Se houver mais de 20, é exibido um indicador ao final da seção.
Se você for assistente de outra pessoa
Se você tiver o papel de assistente, receberá um único e-mail que combina seus próprios itens pendentes com os da pessoa que você assiste. Os itens dessa pessoa aparecem identificados com o texto "Você é assistente de: [Nome]."
Se você for um aprovador hierárquico: alertas da sua equipe
Quando um item de um membro da sua equipe fica sem resolução por 14 dias ou mais, ele é escalado para o seu nível e aparece em uma seção separada chamada Alertas da Sua Equipe. Nesse caso, o e-mail inclui um terceiro indicador no cabeçalho com o número de alertas escalados.
Esta seção agrupa os itens por pessoa e mostra o tipo de pendência, o item e os dias acumulados. Na parte inferior, aparece o texto "Nenhuma ação é necessária da sua parte" em relação a esses itens — o sistema já enviou lembretes automáticos aos responsáveis.
