Esta seção descreve como funciona a alocação automática de despesas aos centros de custo (CC) dos participantes dentro de um relatório de despesas.
Esse recurso permite que o sistema atribua automaticamente os percentuais de distribuição de forma proporcional, sem que o usuário precise preenchê-los manualmente.
Importante
Para usar esse recurso, as seguintes condições devem ser atendidas:
O Conceito da despesa deve ter a opção "Permitir participantes" habilitada. Caso contrário, a tabela de participantes não será exibida no formulário de despesa.
Para mais informações, consulte o guia Conceitos.
Além disso, pelo menos uma das seguintes configurações deve estar atendida:
O parâmetro "Pode reportar despesas para outros centros de custo" deve estar habilitado no perfil do usuário. Guia Usuários.
O parâmetro "Permitir distribuir despesas entre múltiplos centros de custo" deve estar ativo em nível de empresa. Essa configuração é habilitada pela equipe do T&E Express.
Como funciona a distribuição por centro de custo
Ao adicionar participantes a uma despesa, você pode distribuir o valor usando o centro de custo de cada participante.
Na tabela de participantes, você verá a opção "Distribuir ao Centro de Custo" ao lado de cada nome.
Marque a caixa Distribuir ao Centro de Custo do participante cujo CC deve receber uma parte da despesa.
Você pode selecionar mais de um.
Ao marcar, o sistema faz o seguinte automaticamente.
Quando os participantes são selecionados, o sistema realiza automaticamente as seguintes ações:
Adiciona o centro de custo do participante na seção Alocações
Calcula o percentual proporcional de acordo com a quantidade de participantes selecionados.
Exibe abaixo do nome do participante o texto: "Distribuindo a: [nome do CC]".
Se dois participantes tiverem o mesmo centro de custo, os percentuais são somados em uma única linha, sem duplicar-se.
Enquanto a distribuição automática estiver ativa:
Os campos de percentual ficam desabilitados.
O botão (+) para adicionar centros de custo manualmente não estará disponível.
Para editar a distribuição manualmente novamente, desmarque todos os participantes.
Se já existia uma distribuição manual
Se a despesa já tinha uma distribuição manual, ao selecionar o primeiro participante, o sistema exibirá o seguinte aviso antes de realizar qualquer alteração:
Ao selecionar SIM: a distribuição manual é removida e a distribuição automática é ativada.
Ao selecionar NÃO: a caixa não é marcada e a distribuição manual é mantida como estava.
Você pode desmarcar participantes a qualquer momento:
Ao desmarcar um participante cujo CC não é compartilhado por mais ninguém: essa linha de CC desaparece da distribuição e os percentuais são recalculados.
Ao desmarcar um participante cujo CC é compartilhado por outro participante marcado: a linha de CC permanece e apenas os percentuais são recalculados.
Ao desmarcar ou remover todos os participantes: o sistema retorna ao modo manual. Os campos de percentual são reabilitados e o botão (+) volta a ficar ativo.
Por que não consigo selecionar um participante?
Se a caixa de seleção de um participante aparecer em cinza com um ícone de informação, significa que você não pode distribuir a despesa ao CC dele.
Ao passar o mouse sobre esse ícone, ele informará o motivo.
O Centro de Custo do participante pertence a uma Sociedade diferente da do seu relatório de despesas.
Você só pode distribuir dentro da mesma Sociedade.
O Centro de Custo do participante não está disponível para o seu usuário.
Você só pode distribuir aos Centros de Custo habilitados no seu perfil.
Só será possível distribuir a despesa a centros de custo habilitados e dentro da mesma Sociedade.
