Esta seção detalha a criação de relatórios de despesas, seja em dinheiro ou para despesas realizadas com cartão corporativo.
O usuário poderá selecionar os adiantamentos disponíveis, lançar as despesas correspondentes, anexar recibos caso já tenham sido importados no sistema, e também dividir uma despesa em vários itens a partir da aba Itemizações.
Se a opção de itemização não estiver disponível, entre em contato com a equipe de suporte para solicitar sua ativação.
Relatórios de despesas: acesse Adiantamentos e Relatórios de Despesas > Relatório de despesas > Novo Relatório Dinheiro ou Novo Relatório Cartão.
IMPORTANTE: os "Relatórios de despesas de cartão" só devem ser criados quando indicado pelo administrador, pois são gerados automaticamente ao final do período.
Ao acessar Adiantamentos e Relatórios de Despesas > Relatório de despesas > Novo Relatório Dinheiro, você verá a seguinte tela.
Preencha o título do relatório de despesas para identificá-lo.
En la sección de anticipos se visualizarán todos los anticipos que se encuentran en estado “a rendir”. Para rendirlos, se debe seleccionar los anticipos correspondientes, marcando la casilla del lado izquierdo como se muestra a continuación.
Para agregar un gasto a la rendición, hacer clic en “Nuevo gasto”.
Al hacer clic en “Nuevo gasto”, si existen comprobantes importados, se mostrarán para poder incluirlos en la rendición haciendo clic en el botón.
Para ver todos los comprobantes, marca la casilla que dice “Mostrar todos”, ubicada del lado izquierdo, como se muestra a continuación.
Al vincular un comprobante importado, el sistema completará automáticamente los campos de fecha, monto y observación del gasto.
En caso de que quieras agregar un nuevo gasto, hacer clic en el botón "Nuevo gasto" se abrirá el formulario donde se debe completar los campos obligatorios identificados con (*) como se muestra en la siguiente imagen.
Propina: En caso de que el concepto esté parametrizado que permite "Propina", se visualizará un nuevo campo en el formulario de gasto.
Este campo aparecerá automáticamente una vez que hayas seleccionado un concepto que tenga habilitada esta opción. Este campo solo estará visible para las rendiciones de efectivo y fondo fijo.
como se muestra en la siguiente imagen.
Para mas información sobre la parametrización de “Propina”, acceder al instructivo Conceptos.
Comprobante a nombre de la empresa: En caso de tener comprobante a nombre de la empresa habilitar el check, que se encuentra en el formulario de gasto, y completar los campos obligatorios identificados con el (*), como se muestra en la siguiente imagen.
Para mas información sobre impuestos y tipos de comprobantes, acceder al instructivo
Impuestos y Tipos de Comprobantes.
Participantes: Si el concepto seleccionado dentro del formulario del gasto permite participantes, se visualizará un cuadro específico donde se podrán cargar los datos de los participantes, como se muestra en la siguiente imagen.
Para más información sobre como realizar la parametrización de participantes, acceder al instructivo
Conceptos.
Cuando se hayan cargado participantes en un gasto, en el detalle de la rendición se mostrará un ícono que indica que hay participantes, como se muestra en la siguiente imagen.
Supera limite: Si se parametrizó "límite concepto categoría por gasto", al momento de cargar un gasto que supere ese límite, el sistema mostrará un cuadro donde el usuario deberá justificar el motivo, como se muestra a continuación.
En el detalle de la rendición de gasto se visualizará un ícono que indica que supera el limite de gasto, como se muestra en la siguiente imagen.
Supera limite diario: Si se parametrizó el "limite concepto categoría por día", al momento de cargar el gasto y superar el límite, cuando se dirija al Detalle de la rendición de gasto se mostrara un ícono con el detalle del excedente, como se muestra a continuación.
Para mas información sobre la parametrización de limites de conceptos, acceder al instructivo de
Límite de concepto.
Centro de costo: Si el usuario tiene habilitada la opción "Puede rendir gastos a otros centros de costo", en el formulario de gasto aparecerá un selector donde podrá elegir otro centro de costo disponible.
Para mas información sobre esta parametrización, acceder al instructivo de Usuarios.
En caso de que se haya parametrizado Distribuciones y se haya habilitado la opción Puede rendir gastos a otros centros de costos, el selector de centro de costo ya no se mostrará como un campo separado. La selección del centro de costo se realizará dentro del apartado de Distribuciones, en el formulario de gasto.
Para mas información sobre esta parametrización, acceder al instructivo de Distribuciones
Como se visualiza en la siguiente imagen:
En caso de que no aparezca el ícono + comunicarse con el equipo técnico de T&E Express.
Viaje: Si está parametrizada la opción de viaje, tendrá este campo en el formulario de gasto.
Al registrar un nuevo gasto y completar la fecha, el sistema listará automáticamente el viaje correspondiente dentro de ese rango de fechas.
Para mas información sobre esta parametrización, acceder al instructivo de
Registrar Viajes en T&E Express
Al finalizar la carga de los campos obligatorios y de requerir desglosar el gasto, se puede hacer desde la pestaña Desglose, ubicada dentro del mismo formulario, como se muestra en la siguiente imagen.
Desde esta pestaña se pueden cargar ítems separados que correspondan al mismo gasto.
Haciendo clic en "Nuevo desglose" cada línea se carga de forma independiente, permitiendo distribuir y detallar cada parte del gasto con precisión.
Entre todas las líneas deben sumar el importe total del gasto principal, como se muestra a continuación.
Para mas información, acceder al instructivo de Rendición con Desgloses
Al finalizar la carga de los desgloses y hacer clic en Aceptar, el sistema nos redirigirá a la pantalla del detalle de la rendición de gasto.
Donde veremos el siguiente ícono, que se encuentra ubicado del lado derecho, como se muestra a continuación.
Este ícono nos informa que el gasto tiene desglose y que incluye acciones dentro del mismo, como impuestos cargados, superación de límites diarios, entre otros.
Al presionar sobre el ícono, nos llevará a la pantalla de desglose, donde veremos la información cargada, con la posibilidad de editar o eliminar individualmente los desgloses cargados.
Al finalizar la carga de los datos y hacer clic en "Aceptar", el sistema compensará automáticamente los anticipos seleccionados con los gastos cargados, como se muestra en la siguiente imagen
La rendición puede guardarse como borrador para continuar la carga en otro momento o hacer clic en el botón “Enviar”, ambos ubicado en el extremo inferior derecho de la pantalla.
Una vez enviada, el aprobador recibirá una notificación solicitando la aprobación.
T&E Express le enviará un email cada vez que la rendición cambie de estado.
Rendición de kilómetros: Esta opción solo estará disponible a los usuarios que el administrador haya indicado que puede rendir kilómetros.
Se habilita un campo de distancia, junto al mapa, que permite indicar el recorrido realizado.
Si no visualiza el mapa en el campo de distancia, comunicarse con el equipo técnico de T&E Express.
Al hacer clic sobre el ícono del mapa, se abrirá el siguiente cuadro para ingresar las ubicaciones.
Al completar las ubicaciones, el sistema calculará automáticamente la distancia, como se muestra a continuación:
En caso de requerir agregar más ubicación, hacer clic en "Agregar ubicación".
Se agregará un nuevo campo y se mostrará la opción para eliminar las ubicaciones cargadas previamente, como se muestra en la siguiente imagen:
Al finalizar, hacer clic en "Aceptar" y el sistema cargará automáticamente en el cuadro de distancia los kilómetros recorridos.
T&E Express calculará automáticamente el monto a reintegrar, según el valor configurado por kilómetro.
Como se muestra en la siguiente imagen.
Para más información sobre su parametrización, acceder al instructivo Precio Km.
A continuación, tiene disponible el siguiente video de Rendición de gasto en efectivo.
Rendición de tarjeta corporativa generada automáticamente: Una vez finalizado el período, el sistema genera automáticamente una rendición en estado borrador con los gastos realizados con la tarjeta corporativa.
El usuario recibirá una notificación por email informando que la rendición ya se encuentra disponible para completar.
Podes acceder a la rendición de dos maneras:
Desde el Dashboard, en el cuadro Rendiciones Borrador, como se muestra en la siguiente imagen
Desde Anticipo y Rendición de Gastos > Rendiciones > Historial de rendiciones, seleccionamos la rendición correspondiente y hacemos clic en el icono
Al ingresar a una rendición generada automáticamente por T&E Express, se visualizará el título de la rendición, el período al que hace referencia y una lista con los gastos realizados con la tarjeta corporativa.
El usuario debe hacer clic en el ícono editar
completar los campos vacíos y modificar la observación para detallar el gasto con más precisión.
Si está habilitada la parametrización de Desglose, al editar un gasto de tarjeta corporativa también estará disponible la pestaña Desglose dentro del formulario. Desde acá se podrá dividir ese gasto en varios ítems.
No es posible modificar los valores de Fecha, Monto, así como tampoco eliminar o agregar nuevos gastos en este tipo de rendición, como se muestra en la siguiente imagen.
Para adjuntar un comprobante importado, hacer clic en el botón
que se encuentra al lado del botón Adjuntar.
Esto desplegará la lista de comprobantes importados disponibles.
Para ver todos los comprobantes, marca la casilla que dice “Mostrar todos”, ubicada del lado izquierdo.
Para vincular un comprobante al gasto correspondiente, hacer clic en el botón
Asignar un gasto como personal: En el caso que se hayan realizado gastos personales con la tarjeta corporativa, el usuario debe seleccionar el campo de "Gasto personal", como se muestra en la siguiente imagen.
Al habilitar la opción "Gasto Personal", aparecerá un mensaje en color rojo.
Al finalizar la carga, en el detalle de la rendición de gastos se visualizará el ícono
en el extremo derecho del gasto, indicando que fue marcado como gasto personal, como se muestra a continuación.
Asignar un gasto como no reconocido: En el caso de desconocer un gasto realizado con la tarjeta corporativa, el usuario debe marcar el campo “Gasto no reconocido” en el formulario del gasto.
Al habilitar la opción “Gasto no reconocido”, aparecerá un mensaje en color rojo indicando que el usuario debe realizar el reclamo y seguimiento correspondiente con la compañía de la tarjeta de crédito.
Se debe agregar el número de reclamo en el campo Observación en el formulario de gasto.
Al finalizar la carga, en el detalle de la rendición de gastos se visualizará el ícono
en el extremo derecho del gasto, indicando que fue marcado como gasto no reconocido, como se muestra a continuación.
Comprobante a nombre de la empresa: En caso de tener comprobante a nombre de la empresa habilitar el check, que se encuentra en el formulario de gasto, y completar los campos obligatorios identificados con el (*), como se muestra en la siguiente imagen.
Participantes: Si el concepto seleccionado dentro del formulario del gasto permite participantes, se visualizará un cuadro específico donde se podrán cargar los datos de los participantes, como se muestra en la siguiente imagen.
Para más información sobre como realizar la parametrización de participantes, acceder al instructivo
Conceptos.
Cuando se hayan cargado participantes en un gasto, en el detalle de la rendición se mostrará un ícono que indica que hay participantes, como se muestra en la siguiente imagen.
Supera limite: Si se parametrizó "límite concepto categoría por gasto", al momento de cargar un gasto que supere ese límite, el sistema mostrará un cuadro donde el usuario deberá justificar el motivo, como se muestra a continuación.
En el detalle de la rendición de gasto se visualizará un ícono que indica que supera el limite de gasto, como se muestra en la siguiente imagen.
Supera limite diario: Si se parametrizó el "limite concepto categoría por día", al momento de cargar el gasto y superar el límite, cuando se dirija al Detalle de la rendición de gasto se mostrara un ícono con el detalle del excedente, como se muestra a continuación.
Al finalizar la carga de los campos obligatorios y de requerir desglosar el gasto, se puede hacer desde la pestaña Desglose, ubicada dentro del mismo formulario de gasto, como se muestra en la siguiente imagen.
Desde la pestaña desglose se pueden cargar ítems separados que correspondan al mismo gasto.
Haciendo clic en "Nuevo desglose" cada línea se carga de forma independiente, permitiendo distribuir y detallar cada parte del gasto con precisión.
Tener en cuenta que la Fecha y Moneda ya vienen definidas desde el gasto principal y no se pueden modificar en el desglose.
Los montos que aparecen en esta sección:
Total: importe total original del gasto a desglosar.
Asignado: suma de los importes cargados en las líneas del desglose.
Restante: diferencia entre Total y Asignado, es el importe que falta desglosar.
Este debe quedar en 0,00 para que el desglose esté completo.
Entre todas las líneas deben sumar el importe total del gasto principal, como se muestra a continuación.
Al finalizar la carga de los desgloses y hacer clic en Aceptar, el sistema nos redirigirá a la pantalla del detalle de la rendición de gasto.
Donde veremos el siguiente ícono, que se encuentra ubicado del lado derecho, como se muestra a continuación.
Este ícono nos informa que el gasto tiene desglose y que incluye acciones dentro del mismo, como impuestos cargados, superación de límites diarios, entre otros.
Al presionar sobre el ícono, nos llevará a la pantalla de desglose, donde veremos la información cargada, con la posibilidad de editar o eliminar individualmente los desgloses cargados.
A continuación, tiene disponible el siguiente video de Rendición de gasto Tarjeta Corporativa.
