This section details the creation of expense reports, either in cash or for expenses made with a corporate card.
The user will be able to select available cash advances, enter the corresponding expenses, attach receipts if they were already imported into the system, and also split an expense into several items from the Breakdown tab.
If the breakdown option is not available, contact the support team to request its activation.
Expense Reports: Go to Travel & Expenses "T&E" > Expense Reports > New Cash Expense Report or New Card Expense Report.
IMPORTANT: "Card Expense Reports" should only be created when indicated by the administrator, as they are generated automatically at the end of the period.
When you go to Travel & Expenses "T&E" > Expense Reports > New Cash Expense Report, you will see the following screen.
Fill in the expense report title to identify it.
In the cash advances section, all cash advances with status "To report" will be displayed. To report them, select the corresponding cash advances by checking the box on the left side as shown below.
To add an expense to the expense report, click "New expense".
When you click "New expense", if there are imported receipts, they will be displayed so you can include them in the expense report by clicking the button.
To view all receipts, check the box that says "Show all", located on the left side, as shown below.
When linking an imported receipt, the system will automatically fill in the date, amount, and comment fields of the expense.
If you want to add a new expense, click the "New expense" button — a form will open where you must fill in the required fields marked with (*) as shown in the image below.
Tip: If the category is configured to allow "Tip", a new field will appear in the expense form.
This field will appear automatically once you have selected a category that has this option enabled. This field will only be visible for cash and petty cash expense reports.
As shown in the image below.
For more information on the "Tip" configuration, refer to the Categories guide
Receipt in the company's name: If you have a receipt in the company's name, enable the checkbox found in the expense form, and fill in the required fields marked with (*), as shown in the image below.
For more information on taxes and receipt types, refer to the Taxes and Receipt Types guide.
Attendees: If the category selected in the expense form allows attendees, a specific panel will be displayed where you can enter the attendees' details, as shown in the image below.
For more information on how to configure attendees, refer to the Categories guide.
When attendees have been added to an expense, the expense report detail will display an icon indicating that there are attendees, as shown in the image below.
Exceeds limit: If the "category limit per expense" has been configured, when adding an expense that exceeds this limit, the system will display a box where the user must justify the reason, as shown below.
In the expense report detail, an icon will be displayed indicating that the expense limit has been exceeded, as shown in the image below
Exceeds daily limit: If the "category limit per day" has been configured, when adding an expense that exceeds the limit, an icon with the excess detail will be displayed in the expense report detail, as shown below.
For more information on category limit configuration, refer to the Category limit guide
Cost center: If the user has the option "Can report expenses to other cost centers" enabled, a selector will appear in the expense form where they can choose another available cost center.
For more information on this configuration, refer to the Users guide.
If Distributions has been configured and the option "Can report expenses to other cost centers" has been enabled, the cost center selector will no longer appear as a separate field. The cost center selection will be done within the Distributions section in the expense form.
For more information on this configuration, refer to the Distributions guide.
As shown in the image below:
If the + icon does not appear, contact the T&E Express technical team.
Trip: If the trip option is configured, this field will appear in the expense form.
Al registrar un nuevo gasto y completar la fecha, el sistema listará automáticamente el viaje correspondiente dentro de ese rango de fechas.
Para mas información sobre esta parametrización, acceder al instructivo de
Registrar Viajes en T&E Express
Al finalizar la carga de los campos obligatorios y de requerir desglosar el gasto, se puede hacer desde la pestaña Desglose, ubicada dentro del mismo formulario, como se muestra en la siguiente imagen.
Desde esta pestaña se pueden cargar ítems separados que correspondan al mismo gasto.
Haciendo clic en "Nuevo desglose" cada línea se carga de forma independiente, permitiendo distribuir y detallar cada parte del gasto con precisión.
Entre todas las líneas deben sumar el importe total del gasto principal, como se muestra a continuación.
Para mas información, acceder al instructivo de Rendición con Desgloses
Al finalizar la carga de los desgloses y hacer clic en Aceptar, el sistema nos redirigirá a la pantalla del detalle de la rendición de gasto.
Donde veremos el siguiente ícono, que se encuentra ubicado del lado derecho, como se muestra a continuación.
Este ícono nos informa que el gasto tiene desglose y que incluye acciones dentro del mismo, como impuestos cargados, superación de límites diarios, entre otros.
Al presionar sobre el ícono, nos llevará a la pantalla de desglose, donde veremos la información cargada, con la posibilidad de editar o eliminar individualmente los desgloses cargados.
Al finalizar la carga de los datos y hacer clic en "Aceptar", el sistema compensará automáticamente los anticipos seleccionados con los gastos cargados, como se muestra en la siguiente imagen
La rendición puede guardarse como borrador para continuar la carga en otro momento o hacer clic en el botón “Enviar”, ambos ubicado en el extremo inferior derecho de la pantalla.
Una vez enviada, el aprobador recibirá una notificación solicitando la aprobación.
T&E Express le enviará un email cada vez que la rendición cambie de estado.
Rendición de kilómetros: Esta opción solo estará disponible a los usuarios que el administrador haya indicado que puede rendir kilómetros.
Se habilita un campo de distancia, junto al mapa, que permite indicar el recorrido realizado.
Si no visualiza el mapa en el campo de distancia, comunicarse con el equipo técnico de T&E Express.
Al hacer clic sobre el ícono del mapa, se abrirá el siguiente cuadro para ingresar las ubicaciones.
Al completar las ubicaciones, el sistema calculará automáticamente la distancia, como se muestra a continuación:
En caso de requerir agregar más ubicación, hacer clic en "Agregar ubicación".
Se agregará un nuevo campo y se mostrará la opción para eliminar las ubicaciones cargadas previamente, como se muestra en la siguiente imagen:
Al finalizar, hacer clic en "Aceptar" y el sistema cargará automáticamente en el cuadro de distancia los kilómetros recorridos.
T&E Express calculará automáticamente el monto a reintegrar, según el valor configurado por kilómetro.
Como se muestra en la siguiente imagen.
Para más información sobre su parametrización, acceder al instructivo Precio Km.
A continuación, tiene disponible el siguiente video de Rendición de gasto en efectivo.
Rendición de tarjeta corporativa generada automáticamente: Una vez finalizado el período, el sistema genera automáticamente una rendición en estado borrador con los gastos realizados con la tarjeta corporativa.
El usuario recibirá una notificación por email informando que la rendición ya se encuentra disponible para completar.
Podes acceder a la rendición de dos maneras:
Desde el Dashboard, en el cuadro Rendiciones Borrador, como se muestra en la siguiente imagen
Desde Anticipo y Rendición de Gastos > Rendiciones > Historial de rendiciones, seleccionamos la rendición correspondiente y hacemos clic en el icono
Al ingresar a una rendición generada automáticamente por T&E Express, se visualizará el título de la rendición, el período al que hace referencia y una lista con los gastos realizados con la tarjeta corporativa.
El usuario debe hacer clic en el ícono editar
completar los campos vacíos y modificar la observación para detallar el gasto con más precisión.
Si está habilitada la parametrización de Desglose, al editar un gasto de tarjeta corporativa también estará disponible la pestaña Desglose dentro del formulario. Desde acá se podrá dividir ese gasto en varios ítems.
No es posible modificar los valores de Fecha, Monto, así como tampoco eliminar o agregar nuevos gastos en este tipo de rendición, como se muestra en la siguiente imagen.
Para adjuntar un comprobante importado, hacer clic en el botón
que se encuentra al lado del botón Adjuntar.
Esto desplegará la lista de comprobantes importados disponibles.
Para ver todos los comprobantes, marca la casilla que dice “Mostrar todos”, ubicada del lado izquierdo.
Para vincular un comprobante al gasto correspondiente, hacer clic en el botón
Asignar un gasto como personal: En el caso que se hayan realizado gastos personales con la tarjeta corporativa, el usuario debe seleccionar el campo de "Gasto personal", como se muestra en la siguiente imagen.
Al habilitar la opción "Gasto Personal", aparecerá un mensaje en color rojo.
Al finalizar la carga, en el detalle de la rendición de gastos se visualizará el ícono
en el extremo derecho del gasto, indicando que fue marcado como gasto personal, como se muestra a continuación.
Asignar un gasto como no reconocido: En el caso de desconocer un gasto realizado con la tarjeta corporativa, el usuario debe marcar el campo “Gasto no reconocido” en el formulario del gasto.
Al habilitar la opción “Gasto no reconocido”, aparecerá un mensaje en color rojo indicando que el usuario debe realizar el reclamo y seguimiento correspondiente con la compañía de la tarjeta de crédito.
Se debe agregar el número de reclamo en el campo Observación en el formulario de gasto.
Al finalizar la carga, en el detalle de la rendición de gastos se visualizará el ícono
en el extremo derecho del gasto, indicando que fue marcado como gasto no reconocido, como se muestra a continuación.
Comprobante a nombre de la empresa: En caso de tener comprobante a nombre de la empresa habilitar el check, que se encuentra en el formulario de gasto, y completar los campos obligatorios identificados con el (*), como se muestra en la siguiente imagen.
Participantes: Si el concepto seleccionado dentro del formulario del gasto permite participantes, se visualizará un cuadro específico donde se podrán cargar los datos de los participantes, como se muestra en la siguiente imagen.
Para más información sobre como realizar la parametrización de participantes, acceder al instructivo
Conceptos.
Cuando se hayan cargado participantes en un gasto, en el detalle de la rendición se mostrará un ícono que indica que hay participantes, como se muestra en la siguiente imagen.
Supera limite: Si se parametrizó "límite concepto categoría por gasto", al momento de cargar un gasto que supere ese límite, el sistema mostrará un cuadro donde el usuario deberá justificar el motivo, como se muestra a continuación.
En el detalle de la rendición de gasto se visualizará un ícono que indica que supera el limite de gasto, como se muestra en la siguiente imagen.
Supera limite diario: Si se parametrizó el "limite concepto categoría por día", al momento de cargar el gasto y superar el límite, cuando se dirija al Detalle de la rendición de gasto se mostrara un ícono con el detalle del excedente, como se muestra a continuación.
Al finalizar la carga de los campos obligatorios y de requerir desglosar el gasto, se puede hacer desde la pestaña Desglose, ubicada dentro del mismo formulario de gasto, como se muestra en la siguiente imagen.
Desde la pestaña desglose se pueden cargar ítems separados que correspondan al mismo gasto.
Haciendo clic en "Nuevo desglose" cada línea se carga de forma independiente, permitiendo distribuir y detallar cada parte del gasto con precisión.
Tener en cuenta que la Fecha y Moneda ya vienen definidas desde el gasto principal y no se pueden modificar en el desglose.
Los montos que aparecen en esta sección:
Total: importe total original del gasto a desglosar.
Asignado: suma de los importes cargados en las líneas del desglose.
Restante: diferencia entre Total y Asignado, es el importe que falta desglosar.
Este debe quedar en 0,00 para que el desglose esté completo.
Entre todas las líneas deben sumar el importe total del gasto principal, como se muestra a continuación.
Al finalizar la carga de los desgloses y hacer clic en Aceptar, el sistema nos redirigirá a la pantalla del detalle de la rendición de gasto.
Donde veremos el siguiente ícono, que se encuentra ubicado del lado derecho, como se muestra a continuación.
Este ícono nos informa que el gasto tiene desglose y que incluye acciones dentro del mismo, como impuestos cargados, superación de límites diarios, entre otros.
Al presionar sobre el ícono, nos llevará a la pantalla de desglose, donde veremos la información cargada, con la posibilidad de editar o eliminar individualmente los desgloses cargados.
A continuación, tiene disponible el siguiente video de Rendición de gasto Tarjeta Corporativa.
