En esta sección se describe cómo funciona la distribución automática de gastos a los centros de costo (CC) de los participantes dentro de una rendición.
Esta funcionalidad permite que el sistema asigne automáticamente los porcentajes de distribución de forma proporcional, sin necesidad de que el usuario los complete manualmente.
Importante
Para utilizar esta funcionalidad, se deben cumplir las siguientes condiciones:
El concepto de gasto debe tener habilitada la opción “Permitir cargar participantes”.
De lo contrario, la tabla de participantes no se visualizará en el formulario de gasto.
Para más información, consultar el Manual de Conceptos.
Además, debe cumplirse al menos una de las siguientes configuraciones:
El parámetro “Puede rendir gastos a otros centros de costos” debe estar habilitado en el perfil del usuario. Manual de Usuarios.
El parámetro “Permitir distribuir gastos a varios centros de costos” debe estar activo a nivel empresa. Esta habilitación es realizada por el equipo de T&E Express.
Cómo funciona la distribución por centros de costo
Al agregar participantes a un gasto, podes distribuir el importe utilizando el centro de costo de cada uno.
En la tabla de participantes vas a ver la opción “Distribuir a su CC” junto a cada nombre.
Hace clic en la casilla Distribuir a su CC del participante cuyo CC debe recibir una parte del gasto.
Podes tildar más de uno.
Al tildar, el sistema hace lo siguiente de forma automática.
Al seleccionar participantes, el sistema realiza automáticamente las siguientes acciones:
• Agrega el centro de costo del participante en la sección Centro de costo.
• Calcula el porcentaje proporcional según la cantidad de participantes seleccionados.
• Muestra debajo del nombre del participante el texto: “Distribuyendo a: [nombre del CC]”.
• Si dos participantes tienen el mismo centro de costo, los porcentajes se suman en una sola línea, sin duplicarse.
Mientras la distribución automática está activa:
Los campos de porcentaje se deshabilitan.
El botón (+) para agregar centros de costo manualmente no estará disponible.
Para volver a editar la distribución manualmente, desmarca todos los participantes.
Si ya existía una distribución manual
Si el gasto ya tenía una distribución manual, al seleccionar el primer participante, el sistema te muestra el siguiente aviso antes de hacer cualquier cambio:
Al seleccionar SI: se elimina la distribución manual, y se activa la distribución automática.
Al seleccionar NO: la casilla no se tilda y la distribución manual se conserva tal como estaba.
Podes desmarcar participantes en cualquier momento:
Al desmarcar un participante cuyo CC no comparte nadie más: esa línea de CC desaparece de la distribución y los porcentajes se recalculan.
Al desmarcar un participante cuyo CC comparte otro participante tildado: la línea de CC se mantiene y solo se recalculan los porcentajes.
Al desmarcar o eliminar a todos los participantes: el sistema vuelve al modo manual.
los campos de porcentaje se habilitan el botón (+) se vuelve activar.
¿Por qué no puedo seleccionar un participante?
Si la casilla de un participante aparece en gris con un ícono de información, significa que no podes distribuir el gasto a su CC.
Al Pasar el mouse sobre este icono, te informara el motivo.
El Centro de Costo del participante pertenece a una sociedad diferente a la de tu rendición.
Solo podes distribuir dentro de la misma sociedad.
El Centro de Costo del participante no está disponible para tu usuario.
Solo podes distribuir a los Centro de Costos que tenes habilitados en tu perfil.
Solo será posible distribuir el gasto a centros de costo habilitados y dentro de la misma sociedad.
