Cada beneficio puede incluir uno o varios conceptos y permite verificar si un usuario supera el límite asignado, incluso cuando los gastos se cargan fuera de término.
Algunas empresas implementan beneficios con topes mensuales, anuales o por cantidad.
Ejemplos de beneficios:
Reintegro anual para mantenimiento del vehículo utilizado para tareas laborales.
Cobertura mensual para gastos de guardería por hijo.
Tope mensual para abono de gimnasio.
Lavado de auto hasta dos veces por mes (Directores).
Beneficios: Para acceder a beneficios, ingresa a Administración > Beneficios > Detalle
Para crear nuevo beneficio, hacer clic en el ícono
ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:
Al hacer clic en el ícono (+), se abrirá la siguiente pantalla para completar los campos del beneficio.
Se deben completar los campos obligatorios, identificados con un asterisco (*).
Beneficio: ingresar nombre del beneficio.
Período: desde el selector disponible, podemos seleccionar el período correspondiente al beneficio.
Los períodos se calculan por calendario:
Semanal: desde el lunes
Mensual: desde el 1° del mes
Anual: desde enero
Como se muestra en la siguiente pantalla:
Sin aprobación: si está activado, y una rendición presenta solamente gastos pertenecientes a este beneficio no se requerirá aprobación funcional, pero si del responsable de centros de costo, conceptos, finanzas.
Acepta Cantidad/Monto Mayor: si está activado, se podrá enviar la rendición aunque la cantidad o el monto total supere el tope asignado. En caso contrario se bloqueara el envío de la rendición.
Acepta Cantidad/Monto Menor: si está activado, se podrá enviar la rendición aunque la cantidad o el monto total no alcance el tope. En caso contrario, se bloqueará el envío de la rendición.
Esta opción se utiliza, por ejemplo, cuando la empresa cubre los traslados de los empleados a la empresa y requiere que siempre se rinda la totalidad de la Cantidad/Monto.
Bloquear Períodos anteriores: si está activado, el sistema solo permitirá cargar gastos del período actual. No se podrá seguir cargando gastos a un período anterior.
Conceptos: desde el selector disponible, podemos seleccionar el/los Conceptos que se van a tener en cuenta al momento de calcular si está dentro del tope, como se muestra a continuación.
Hacer clic en el botón
para agregar el concepto seleccionado.
Topes: en este apartado se debe ingresar las diferentes categorías de topes que van a ser asignados los usuarios, como se muestra a continuación.
Para más información sobre cómo asignar los beneficios a los usuarios, acceder al instructivo Usuarios.
Hacer clic en el botón
para agregar.
Una vez creado el beneficio, se deberán asignar los topes por categoría, completando los campos de cantidad y/o monto, según corresponda.
Para acceder a esta configuración, ingresar a: Administración > Beneficios > Topes
Al ingresar, se visualizará la siguiente pantalla:
Desde el selector disponible, se visualizarán las categorías de los topes que fueron creadas previamente.
Al seleccionar la categoría correspondiente, hacer clic en el ícono
ubicado en la parte derecha, donde veremos los siguientes campos a completar, como se muestra en la siguiente imagen.
Fecha activación (dd/mm/aaaa): se debe ingresar la fecha de activación, que indica a partir de cuándo entra en vigencia ese tope.
Cada vez que cambie el valor de un tope (ya sea la cantidad, el monto o ambos), se debe cargar un nuevo registro con la nueva fecha de activación.
Esto permite mantener un historial de topes. Si se modifica un registro en lugar de crear uno nuevo, los usuarios podrán cargar más cantidad en períodos anteriores.
Cantidad: número máximo de usos permitidos del beneficio en el período seleccionado.
Monto: límite permitido para esa categoría en el período seleccionado.
Al guardar, el sistema se redirigirá a la pantalla de inicio de Topes de Beneficios, como se muestra a continuación:
En esta pantalla, además de visualizar la fecha de activación de los topes, también se podrá realizar las siguiente acción: Editar o Eliminar.
