Para más información sobre cómo realizar la carga de cuentas contables, accede al instructivo Cuentas contables.
Concepto: Para acceder a Conceptos, ingresa a Administración > Concepto.
Para crear un nuevo concepto, hacer clic en el ícono
ubicado en la parte superior derecha de la pantalla, como se muestra en la siguiente imagen:
Al hacer clic en el ícono (+), se abrirá la siguiente pantalla para completar los datos del nuevo concepto.
Se deben completar los campos obligatorios, identificados con un asterisco (*).
En el campo Descripción, se debe ingresar manualmente la descripción que verá el usuario al rendir.
En el campo Cuenta Contable, se debe seleccionar una cuenta desde el listado disponible, previamente cargado en el sistema.
El campo Categoría, identifica el tipo de gasto. Según la categoría seleccionada, el sistema muestra un ícono representativo del lado izquierdo en los gastos, como se muestra en la siguiente imagen:
Acepta propina: si está activado, se habilita un campo en el formulario de gasto para que el usuario cargue propina. Este campo solo estará visible para las rendiciones de efectivo y fondo fijo.
Para más información sobre la configuración del porcentaje de propina, acceder al instructivo de Ajustes generales
Permitir cargar participantes: si está activado, se habilita un campo adicional para indicar participantes en el formulario de gasto, dentro de la edición de la rendición, como se visualiza a continuación.
Es devolución de sobrante de anticipo: si está activado, permite identificar el concepto que se utilizará cuando un usuario haya solicitado un anticipo y no haya utilizado la totalidad del dinero. En ese caso, debe agregarse un gasto en la rendición de efectivo seleccionando este concepto para registrar la devolución del sobrante.
No imputar contablemente: si está activado, el concepto no genera imputación contable en el ERP, es decir, no se contabiliza.
Omitir obligación adjuntar comprobante: si está activado, no será necesario adjuntar comprobante al rendir un gasto sobre ese concepto.
Carga de Kilómetros: este campo debe activarse si los usuarios van a rendir kilómetros. Al estar activado, se habilita un campo en el formulario de gasto donde el usuario deberá ingresar la cantidad de kilómetros (distancia).
Mostrar en rendición de efectivo: si está activado, el concepto estará disponible al rendir gastos en efectivo.
Mostrar en rendición de tarjeta corporativa: si está activado, el concepto estará disponible al rendir gastos con tarjeta corporativa.
Mostrar en rendición de fondo fijo: Si está activado, el concepto estará disponible en rendiciones vinculadas a fondo fijo.
Ocultar por default. Visible solamente para beneficio: si está activado, el concepto no estará visible por defecto y solo se mostrará cuando el usuario tenga un beneficio activo que incluya ese concepto.
Responsable del concepto: permite asignar un aprobador responsable para ese concepto. Este aprobador será el siguiente en aprobar luego de los aprobadores funcionales.
Al guardar el nuevo concepto y sus parametrizaciones, el sistema redirigirá a la pantalla principal de conceptos. Allí se listarán todos los conceptos creados.
En la parte superior derecha de la pantalla de conceptos, vas a encontrar una serie de botones que permiten realizar diferentes acciones.
Exportar: se descarga toda la información y configuración de los conceptos en formato Excel o PDF.
Importar: permite subir desde un archivo en formato Excel (.xlsx) los conceptos.
Al hacer clic en este botón, se abrirá una ventana donde podrás:
Seleccionar el archivo a importar desde tu equipo.
Descargar el modelo de archivo correspondiente de T&E Express.
Confirmar la carga con el botón importar o cancelarla.
Del lado derecho de cada conceptos vamos encontrar diferentes iconos:
Permitir cargar participantes
Este ícono indica que el concepto está habilitado para la carga de participantes.
Rendición en efectivo
Este ícono indica que el concepto está habilitado para rendición en efectivo.
Rendición Tarjeta
Este ícono indica que el concepto está habilitado para rendición con tarjeta.
Rendición Fondo fijo
Este ícono indica que el concepto está habilitado para rendiciones con fondo fijo.
Editar
Permite editar los conceptos.
Eliminar
Permite eliminar el concepto creado.
