Crear nuevo usuario: Para crear un nuevo usuario, al ingresar a Administración > Usuario, hacer clic en el ícono
Información del usuario: En este apartado se deberá completar al menos todos los campos obligatorios, que son aquellos que llevan un asterisco (*).
Como se visualiza en la siguiente imagen:
Puede rendir gastos a otros centros de costos: Si esta opción no está habilitada, el usuario solo podrá rendir gastos a su centro de costo.
Si está habilitada, en el formulario de gasto aparecerá un selector para que el usuario pueda elegir otros centros de costos disponibles.
Como se visualiza en la siguiente imagen:
Para más información acceder al instructivo de Centros de costos
En caso de que se haya parametrizado Distribuciones y se haya habilitado la opción Puede rendir gastos a otros centros de costos, el selector de centro de costo ya no se mostrará como un campo separado. La selección del centro de costo se realizará dentro del apartado de Distribuciones, en el formulario de gasto.
Como se visualiza en la siguiente imagen:
Límite conceptos categoría por gasto: Se asigna la categoría de límite por gasto para restringir los montos que puede rendir un usuario por concepto y limitar los conceptos visibles. Si el gasto supera el monto permitido, se muestra un cuadro de texto dentro del formulario de gasto para que el usuario justifique el motivo.
Como se visualiza en la siguiente imagen:
Límite conceptos categoría por día: Se asigna la categoría de límite por día para restringir el monto total diario que un usuario puede rendir en un concepto. Si se supera el límite, se muestra un ícono con el detalle del excedente y un mensaje de error informando que se ha superado el límite diario permitido.
Como se visualiza en la siguiente imagen:
Para más información acceder al instructivo de Limites de conceptos, donde se detalla cómo se realiza esta configuración.
Sociedad: Se selecciona la sociedad a la que corresponda el usuario.
Perfil: En este apartado se selecciona el tipo de perfil que tendrá el usuario.
A continuación, se detalla el rol de cada perfil:
Administrador:
Tiene acceso al menú de administración. Puede configurar y parametrizar toda la herramienta, ver todos los anticipos y rendiciones, y modificar aprobadores asignados.
Usuario:
Puede ingresar al sistema para solicitar anticipos, rendir gastos y actuar como aprobador de otros usuarios.
Usuario sin permiso de carga:
Puede ingresar al sistema únicamente para aprobar rendiciones y/o rendir en nombre de otra persona. No puede rendir gastos en su nombre.
Administrador Plan de Cuentas:
El perfil “Administrador de Plan de Cuentas” permite acceder a las configuraciones relacionadas con la estructura contable dentro del menú Administración.
Centro de Costo: creación, edición y administración de los centros de costo utilizados en la imputación de gastos.
Cuenta Contable: creación, configuración de las cuentas contables.
Concepto: creación y parametrización de los conceptos de gasto asociados a las cuentas contables.
Administrador Plan de Cuentas + Usuario:
El perfil “Administrador de Plan de Cuentas” permite acceder a las configuraciones relacionadas con la estructura contable dentro del menú Administración.
Centro de Costo: creación, edición y administración de los centros de costo utilizados en la imputación de gastos.
Cuenta Contable: creación, configuración de las cuentas contables.
Concepto: creación y parametrización de los conceptos de gasto asociados a las cuentas contables.
Usuarios: alta, baja y modificación de usuarios, así como la asignación de perfiles y permisos dentro del sistema.
Accounting:
Participa en la etapa final del flujo de aprobación. Aprueba cuando la rendición está en estado Pendiente Finanzas, puede cargar el resumen de tarjeta y marcar los comprobantes físicos entregados.
Tesorería:
Actualiza el estado de los anticipos a A rendir y de las rendiciones a Rendido, una vez realizados los pagos.
Finanzas:
Tiene las funciones combinadas de los perfiles Accounting y Tesorería. Puede revisar, aprobar, y actualizar los estados de anticipos y rendiciones.
Auditor:
Puede visualizar todos los anticipos y rendiciones, pero no puede modificarlos ni aprobarlos. Tiene acceso al historial y a la reportería completa de la nómina.
Super Aprobador:
Tiene la capacidad de aprobar cualquier anticipo o rendición, incluso si se encuentra en estado Pendiente o Pendiente Finanzas. Puede pasarlas directamente a estado Aprobado.
Servicios Generales:
Puede marcar los comprobantes físicos como entregados, sin acceso a otras funciones del sistema.
Finanzas General:
Tiene acceso a todos los países, y puede realizar todas las acciones asociadas al perfil de Finanzas en cada uno de ellos.
Auditor General:
Tiene acceso a la visualización de anticipos y rendiciones de todos los países, con las mismas restricciones del perfil Auditor.
Cuenta de pago: Se selecciona la cuenta de pago que aparecerá por defecto cuando Finanzas o Tesorería aprueben los anticipos o rendiciones del usuario. Este campo solo será visible si existen cuentas contables con la opción "Es de pago" marcada.
Para más información acceder al instructivo de Cuentas Contables, donde se detalla cómo se realiza esta configuración.
Rinde Kilómetros: Se debe habilitar esta opción si el usuario va a rendir kilómetros. Una vez habilitada, será obligatorio completar el campo de estimado mensual y seleccionar la categoría correspondiente.
Para más información acceder al instructivo de Kilómetros, donde se detalla cómo se realiza esta configuración.
Beneficios: Si hay beneficios creados, esta parametrización le habilita al usuario el uso del/los beneficios asignados.
Para más información acceder al instructivo Beneficios, donde se detalla cómo se realiza esta configuración.
Tarjetas corporativas:
Si el usuario tiene tarjetas corporativas, en este apartado aparecerá la tarjeta asignada, con la opción de marcar si puede asignar gastos a otras personas.
Para más información acceder al instructivo de Tarjetas Corporativas, donde se detalla cómo se realiza esta configuración.
Aprobadores: Se puede asignar un aprobador principal y uno suplente. Ambos tendrán la posibilidad de aprobar, pero solo el principal recibirá las notificaciones por defecto. El suplente comenzará a recibirlas cuando el principal active la opción "Fuera de oficina".
Próximos Aprobador: Este apartado se utiliza únicamente si está habilitado el módulo de próximo aprobador. Permite definir un flujo de aprobación de diferentes niveles que puede depender del monto de la solicitud.
Cuando el usuario aprueba, quién es el siguiente aprobador: Permite asignar al aprobador que debe intervenir en el siguiente nivel, luego de que el usuario que se está editando haya aprobado la solicitud.
Debe aprobar siempre y cuando el monto supere los: Se debe seleccionar el monto que debe superar la solicitud para que tenga que aprobar el usuario seleccionado en el campo anterior.
Si en alguno de los niveles superiores hay más de un próximo aprobador asignado, seleccione el principal para cada uno de los casos, de lo contrario se asignará uno automáticamente:
Permite designar un aprobador principal cuando hay varios próximos aprobadores posibles en algún nivel superior. Si no se elige uno, se asignará uno de forma aleatoria.
Asistente: Se puede seleccionar un asistente para que solicite anticipos y rinda gastos en nombre del usuario. Los anticipos y rendiciones enviados por el asistente serán recibidos por el usuario para su control y validación, y luego deberá enviarlos para su aprobación. Si se marca la opción "Acceso completo", se omite el paso de validación y la solicitud de aprobación se envía directamente desde el asistente.
Eliminación de usuario: Al eliminar un usuario se bloquea el acceso a T&E Express pero no se elimina ningún anticipo ni rendición de su historial. Los usuarios eliminados no cuentan como usuarios activos al momento de facturar.
Reactivar usuario: Para recuperar usuarios eliminados, seleccionamos el estado correspondiente desde el filtro de estado ubicado en la parte superior izquierda y hacer clic en Buscar.
Como se muestra en la siguiente imagen:
Una vez dentro del estado Eliminado, se mostrarán en forma de lista los usuarios que hayan sido eliminados.
Seleccionamos el usuario correspondiente y hacemos clic en el ícono verde para recuperar
Como se muestra en la siguiente imagen:
Al hacer clic en Recuperar, el usuario pasará a estado activo.
Listado de usuario: En la parte superior derecha de la pantalla de usuario, vas a encontrar una serie de botones que permiten realizar diferentes acciones.
Exportar: se descarga toda la información y configuración de los usuarios en formato Excel o PDF.
Exportar Actividad: se descarga un archivo con el último ingreso registrado por cada usuario.
Importar: permite subir usuarios desde un archivo en formato Excel (.xlsx).
Al hacer clic en este botón, se abrirá una ventana donde podrás:
Seleccionar el archivo a importar desde tu equipo
Descargar el modelo de archivo correspondiente de T&E Express.
Confirmar la carga con el botón importar o cancelarla.
Del lado derecho de cada usuario se podrá realizar las siguiente acción:
Editar
Permite editar los datos del usuario.
Fuera de oficina
Permite activar o desactivar el fuera de oficina, se puede delegar la aprobación a otro usuario para que continúe el flujo de aprobación.
Como se muestra en la siguiente imagen:
Eliminar
Cambia el estado del usuario a "Eliminado".
