Carga inicial de datos:
Completar los modelos de archivos brindados por T&E Express:
Sociedades
Centros de costos
Cuentas contables
Conceptos
Tipos de comprobantes
Usuarios
Fondos Fijos
Consideraciones a tener cuenta:
Cuentas contables y centros de costo: Los códigos de cuentas contables y centros de costo tienen que ser los mismos que utiliza el ERP de la empresa.
Conceptos: Los conceptos son lo que visualizará el usuario para categorizar un gasto. Varios conceptos pueden pertenecer a una misma cuenta contable.
Usuarios: Todo usuario que se completan en la planilla de Excel tendrá acceso a T&E Express. Cada usuario debe tener su línea en el Excel con la información, por ejemplo si completan un aprobador o asistente, tienen que completar una línea con los datos de esa persona.
El centro de costo del usuario tiene que existir en la planilla de centro de costo.
Tareas a realizar en el ambiente de prueba:
Esta sección se realiza una vez que la información fue dada de alta en el sistema de T&E Express.
Tareas a realizar:
Descargarse la app mobile desde aquí, para probar su funcionamiento.
Esta versión está disponible solo para Android; cuando migremos a producción, estará disponible para todos los sistemas operativos.
En este ambiente de prueba no se envían notificaciones por mail, por lo que pueden realizar las pruebas sin inconvenientes.
Realizar las pruebas indicadas a continuación en el ambiente de testing:
Anticipos:
Solicitar varios anticipos.
Hacer el camino de aprobaciones y marcar el estado “A rendir”.
Rendiciones:
Hacer una rendición asociada al primer anticipo, y realizarla por igual valor.
Hacer una rendición asociado al segundo anticipo, y realizarla por mayor valor.
Hacer una rendición asociado al tercer anticipo, y realizarla por menor valor.
Hacer rendiciones, sin asociarlas a anticipos (con y sin el Magic Scan), imputando a varios impuestos (pueden utilizar facturas reales o crear casos de prueba). Se recomienda que estas rendiciones incluyan varios gastos para una prueba más completa.
En una rendición realizar la distribución del gasto a diferentes y varios centro de costos.
Hacer rendiciones imputando a otras sociedades que no sean la definida en el usuario.
Hacer el camino de aprobaciones y marcar el estado “Rendido”.
Rendición de tarjeta de crédito corporativa:
Para estas pruebas, acceder al siguiente instructivo, Carga de resumen de tarjeta corporativa, donde encontrarán toda la información necesaria para realizar la carga del resumen de tarjeta.
Gastos vinculadas a un “gastos personal”.
Gastos vinculadas a un “gasto no reconocido”.
Gastos con un monto negativo.
Gastos con impuestos y distribución a varios centro de costos.
Gastos en cuotas.
Gastos a otras sociedades.
A tener en cuenta:
Al importar consumos automáticamente, pueden aparecer consumos de tarjetas que no estén asignadas a ningún usuario. En esos casos, Finanzas/Accounting debe asignar manualmente los números de tarjeta a los usuarios correspondientes.
Para más información, ingresar al instructivo: Asignación de Tarjeta Corporativa
